Ο τζίρος μπορεί να αυξάνεται, ενώ τα χρήματα στον λογαριασμό σας μειώνονται. Αυτό συμβαίνει συχνά όταν οι πελάτες πληρώνουν αργότερα από όσο χρειάζεται να εξοφλήσετε προμηθευτές, μισθοδοσία και λοιπές υποχρεώσεις. Στο τελευταίο τρίμηνο του έτους, οι αγορές αποθεμάτων, οι εποχικές ανάγκες και το δώρο Χριστουγέννων, όπου υπάρχει σχετική υποχρέωση, κάνουν αυτή τη χρονική απόσταση ακόμη σημαντικότερη.
Στα μέσα Οκτωβρίου, μια πρόβλεψη ταμειακών ροών 13 εβδομάδων σάς επιτρέπει να δείτε όχι μόνο το κλείσιμο της χρονιάς, αλλά και τις πρώτες ανάγκες του Ιανουαρίου. Στόχος δεν είναι να προβλέψετε κάθε ευρώ με απόλυτη ακρίβεια. Είναι να εντοπίσετε έγκαιρα την εβδομάδα στην οποία μπορεί να χρειαστείτε πρόσθετη ρευστότητα.
Τι είναι η πρόβλεψη ταμειακών ροών 13 εβδομάδων
Πρόκειται για έναν εβδομαδιαίο πίνακα αναμενόμενων εισπράξεων και πληρωμών. Ξεκινά από τα πραγματικά διαθέσιμά σας και υπολογίζει πόσα χρήματα εκτιμάτε ότι θα απομένουν στο τέλος κάθε εβδομάδας.
Ο βασικός υπολογισμός είναι:
Τελικό διαθέσιμο = αρχικό διαθέσιμο + εισπράξεις − πληρωμές.
Το τελικό διαθέσιμο μιας εβδομάδας γίνεται το αρχικό διαθέσιμο της επόμενης. Κάθε εβδομάδα αντικαθιστάτε τις εκτιμήσεις με πραγματικά ποσά και προσθέτετε μία νέα εβδομάδα στο τέλος. Έτσι, ο ορίζοντας παραμένει σταθερά στις 13 εβδομάδες.
Σε αντίθεση με έναν ετήσιο προϋπολογισμό, αυτή η προσέγγιση δείχνει τις βραχυπρόθεσμες πιέσεις. Μπορεί ένας μήνας συνολικά να εμφανίζει πλεόνασμα, αλλά η δεύτερη εβδομάδα του να έχει έλλειμμα επειδή προηγείται μια μεγάλη πληρωμή.
Γιατί είναι χρήσιμη πριν από το τέλος του έτους
Το τελευταίο τρίμηνο δεν έχει την ίδια επίδραση σε όλες τις επιχειρήσεις. Στο εμπόριο μπορεί να απαιτούνται προαγορές εμπορευμάτων. Στις υπηρεσίες μπορεί να ολοκληρώνονται έργα που θα εξοφληθούν την επόμενη χρονιά. Σε ένα λογιστικό γραφείο, οι επαναλαμβανόμενες αμοιβές μπορεί να εισπράττονται με διαφορετική συνέπεια από κάθε πελάτη.
Η πρόβλεψη βοηθά να απαντήσετε σε συγκεκριμένα ερωτήματα:
- Μπορείτε να αυξήσετε τις αγορές σας χωρίς να πιεστεί η μισθοδοσία;
- Ποια απαίτηση πρέπει να εισπραχθεί πριν αναλάβετε νέα δέσμευση;
- Ποια επένδυση μπορεί να μεταφερθεί χρονικά;
- Πόσα χρήματα χρειάζεται να κρατήσετε για τον Ιανουάριο;
Η κερδοφορία δεν ισοδυναμεί με διαθέσιμα χρήματα. Μια κερδοφόρα πώληση με πίστωση δημιουργεί απαίτηση, όχι άμεση είσπραξη.
Πώς να δημιουργήσετε το πλάνο σε έξι βήματα
1. Καταγράψτε τα πραγματικά διαθέσιμα
Συγκεντρώστε τα υπόλοιπα των επαγγελματικών τραπεζικών λογαριασμών και του ταμείου σε κοινή ημερομηνία αναφοράς. Αφαιρέστε ποσά που είναι δεσμευμένα ή δεν μπορείτε πράγματι να χρησιμοποιήσετε.
Μην προσθέτετε ένα πιστωτικό όριο σαν να ήταν ήδη χρήματα στον λογαριασμό σας. Παρακολουθήστε το χωριστά και εντάξτε τυχόν άντληση χρηματοδότησης μόνο όταν είναι διαθέσιμη και προγραμματισμένη.
2. Τοποθετήστε τις εισπράξεις στη σωστή εβδομάδα
Για κάθε σημαντικό ανεξόφλητο τιμολόγιο, σημειώστε πελάτη, ποσό, συμφωνημένη λήξη και πιθανή ημερομηνία είσπραξης. Η τελευταία πρέπει να λαμβάνει υπόψη την πραγματική συμπεριφορά πληρωμών.
Αν ένας πελάτης συνήθως εξοφλεί δύο εβδομάδες μετά τη λήξη, μην βασίζετε το βασικό σας σενάριο στην ιδανική ημερομηνία. Διαχωρίστε επίσης τις ήδη τιμολογημένες απαιτήσεις από τις μελλοντικές πωλήσεις, ώστε να μην υπολογίσετε την ίδια είσπραξη δύο φορές.
Για εισπράξεις μέσω καρτών ή άλλων υπηρεσιών πληρωμών, χρησιμοποιήστε τον αναμενόμενο χρόνο πίστωσης και συνεπή χειρισμό των προμηθειών.
3. Συγκεντρώστε όλες τις πληρωμές
Μην περιοριστείτε στα τιμολόγια προμηθευτών. Συμπεριλάβετε:
- Μισθοδοσία, εργοδοτικές υποχρεώσεις και εποχικές παροχές όπου απαιτούνται.
- Ενοίκια, ενέργεια, τηλεπικοινωνίες και συνδρομές.
- Δόσεις δανείων, τόκους και πληρωμές ρυθμίσεων.
- Φορολογικές και ασφαλιστικές υποχρεώσεις.
- Αγορές εξοπλισμού, αποθέματα και προγραμματισμένες αναλήψεις επιχειρηματία.
Επιβεβαιώστε ποσά και προθεσμίες με τον λογιστή σας και, για φορολογικές υποχρεώσεις, με τις επίσημες ανακοινώσεις της ΑΑΔΕ. Μην θεωρείτε ότι οι περσινές ημερομηνίες ισχύουν αυτομάτως και φέτος.
4. Χρησιμοποιήστε ποσά πραγματικής κίνησης
Στον ταμειακό προγραμματισμό καταγράφετε όσα αναμένεται να μπουν ή να βγουν από τον λογαριασμό σας. Για μια συναλλαγή με ΦΠΑ, η εξόφληση συνήθως αφορά το συνολικό πληρωτέο ποσό, όχι μόνο την καθαρή αξία.
Η απόδοση φόρων αποτελεί ξεχωριστή ταμειακή εκροή, σύμφωνα με την πραγματική υποχρέωση. Αντίθετα, λογιστικές εγγραφές όπως οι αποσβέσεις δεν είναι πληρωμές και δεν μπαίνουν ως ταμειακές εκροές.
5. Ορίστε ένα ελάχιστο απόθεμα ασφαλείας
Το μηδενικό υπόλοιπο δεν είναι ο μόνος κίνδυνος. Ακόμη και ένα θετικό ποσό μπορεί να είναι ανεπαρκές για μια έκτακτη επισκευή ή μια καθυστέρηση πελάτη.
Ορίστε ένα εσωτερικό ελάχιστο διαθέσιμο με βάση τις ανελαστικές πληρωμές και τη μεταβλητότητα των εισπράξεών σας. Δεν υπάρχει ένα κατάλληλο ποσό για όλες τις επιχειρήσεις. Το όριο πρέπει να αντανακλά τις δικές σας ανάγκες.
6. Ανανεώνετε την πρόβλεψη κάθε εβδομάδα
Επιλέξτε μια σταθερή ημέρα ελέγχου. Συγκρίνετε προβλεπόμενα και πραγματικά ποσά, καταγράψτε την αιτία κάθε σημαντικής απόκλισης και μεταφέρετε τις εκκρεμείς κινήσεις στη νέα πιθανή ημερομηνία.
Μια είσπραξη που καθυστέρησε δεν πρέπει απλώς να εξαφανίζεται από τον πίνακα. Χρειάζεται νέα εκτίμηση και συγκεκριμένη ενέργεια επικοινωνίας με τον πελάτη.
Παράδειγμα: θετικό υπόλοιπο, αλλά περιορισμένη ασφάλεια
Ας υποθέσουμε ότι ξεκινάτε μία εβδομάδα με διαθέσιμα 12.000,00 €. Αναμένετε εισπράξεις 8.000,00 € και πληρωμές 15.000,00 €. Το προβλεπόμενο τελικό διαθέσιμο είναι 5.000,00 €.
Αν το εσωτερικό όριο ασφαλείας σας είναι 6.000,00 €, υπάρχει ήδη προειδοποίηση, παρότι το υπόλοιπο παραμένει θετικό. Αν επιπλέον μια είσπραξη 3.000,00 € μεταφερθεί στην επόμενη εβδομάδα, το διαθέσιμο περιορίζεται σε 2.000,00 €.
Η έγκαιρη εικόνα σάς επιτρέπει να επιβεβαιώσετε την είσπραξη, να συζητήσετε συμφωνημένη τμηματική εξόφληση προμηθευτή ή να αναβάλετε μια μη αναγκαία αγορά. Δεν δικαιολογεί μονομερή καθυστέρηση συμβατικών ή νόμιμων υποχρεώσεων.
Ελέγξτε και ένα δυσμενές σενάριο
Δημιουργήστε μια δεύτερη εκδοχή της πρόβλεψης με καθυστέρηση σημαντικών εισπράξεων ή χαμηλότερες εποχικές πωλήσεις. Οι παραδοχές πρέπει να βασίζονται στο ιστορικό και στις συνθήκες της επιχείρησής σας, όχι σε αυθαίρετα ποσοστά.
Παρακολουθήστε τρία στοιχεία: το χαμηλότερο διαθέσιμο, την εβδομάδα εμφάνισής του και το ποσό που λείπει από το όριο ασφαλείας. Έτσι, η συζήτηση για πιθανή χρηματοδότηση γίνεται εγκαίρως και με συγκεκριμένα δεδομένα.
Συχνές ερωτήσεις
Αρκούν τα δεδομένα του myDATA;
Όχι από μόνα τους. Τα παραστατικά που έχουν διαβιβαστεί στο myDATA προσφέρουν χρήσιμη βάση, αλλά δεν αποδεικνύουν ότι έχει πραγματοποιηθεί εξόφληση. Χρειάζονται τραπεζικές κινήσεις, στοιχεία απαιτήσεων και υποχρεώσεων, καθώς και προγραμματισμένες πληρωμές που δεν αποτυπώνονται πλήρως στα παραστατικά.
Χρειάζεται πρόβλεψη και ένας ελεύθερος επαγγελματίας;
Ναι, ιδιαίτερα όταν οι αμοιβές εισπράττονται ακανόνιστα. Ένας απλός εβδομαδιαίος πίνακας βοηθά να διαχωρίζετε τα χρήματα για επαγγελματικές υποχρεώσεις από εκείνα που μπορείτε να διαθέσετε για προσωπικές ανάγκες.
Πότε πρέπει να αλλάζετε τις παραδοχές;
Κάθε φορά που προκύπτει ουσιαστική νέα πληροφορία: αλλαγή ημερομηνίας πληρωμής, ακύρωση παραγγελίας ή νέα δαπάνη. Η εβδομαδιαία ανασκόπηση είναι η βάση, όχι λόγος αναμονής όταν εμφανίζεται σημαντικός κίνδυνος.
Από τα δεδομένα στις αποφάσεις
Η αξία της πρόβλεψης βρίσκεται στις ενέργειες που προκαλεί: έγκαιρες εισπράξεις, καλύτερος συντονισμός πληρωμών και προσεκτικότερες δεσμεύσεις. Η Mydalytics, ως πλατφόρμα ανάλυσης δεδομένων myDATA και πρόβλεψης ταμειακών ροών, μπορεί να υποστηρίξει αυτή τη διαδικασία. Με τα δεδομένα των παραστατικών, ενημερωμένη εικόνα εξοφλήσεων και τη συνεργασία του λογιστή σας, αποκτάτε πιο τεκμηριωμένη βάση για τον προγραμματισμό της ρευστότητάς σας.
Δείτε τα δεδομένα του myDATA της επιχείρησής σας με σαφήνεια