Το τιμολόγιο έχει εκδοθεί στο ΑΦΜ της επιχείρησής σας, η δαπάνη εξυπηρετεί την εργασία σας και το παραστατικό εμφανίζεται στο myDATA. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να αφαιρέσετε τον ΦΠΑ του από τον ΦΠΑ των πωλήσεών σας; Όχι απαραίτητα.
Καθώς πλησιάζει το τέλος του 2026, αξίζει να επανεξετάσετε επαναλαμβανόμενες δαπάνες όπως καύσιμα, μισθώσεις επιβατικών αυτοκινήτων, επαγγελματικά γεύματα και διαμονές. Ένας λανθασμένος χειρισμός μπορεί να επηρεάζει πολλές διαδοχικές περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ, όχι μόνο εκείνη του μήνα που ελέγχετε.
Ο παρακάτω οδηγός αφορά συνήθεις περιπτώσεις επιχειρήσεων στο κανονικό καθεστώς ΦΠΑ. Οι ειδικές δραστηριότητες και οι εξαιρέσεις χρειάζονται ξεχωριστή αξιολόγηση από τον λογιστή σας.
Τρεις διαφορετικοί έλεγχοι για κάθε επαγγελματική δαπάνη
Πριν χρησιμοποιήσετε τον ΦΠΑ ενός εξόδου ως εκπιπτόμενο φόρο εισροών, διαχωρίστε τρία ζητήματα:
- Λογιστική καταχώριση: Πρέπει η συναλλαγή να αποτυπωθεί στα βιβλία σας;
- Φορολογία εισοδήματος: Αναγνωρίζεται η δαπάνη για τον προσδιορισμό των φορολογητέων κερδών, με τις προβλεπόμενες προϋποθέσεις;
- ΦΠΑ: Υπάρχει δικαίωμα έκπτωσης του φόρου που αναγράφεται στο παραστατικό;
Οι απαντήσεις δεν είναι υποχρεωτικά ίδιες. Μια πραγματική επαγγελματική δαπάνη μπορεί να καταχωρίζεται κανονικά και να εξετάζεται ως εκπιπτόμενη στη φορολογία εισοδήματος, αλλά ο ΦΠΑ της να μην εκπίπτει.
Αντίστοιχα, ο μη εκπιπτόμενος ΦΠΑ συνήθως προσαυξάνει το κόστος της σχετικής δαπάνης ή του παγίου. Αυτό, όμως, δεν εξασφαλίζει αυτομάτως ότι ολόκληρο το ποσό αναγνωρίζεται φορολογικά. Απαιτείται και ο αντίστοιχος έλεγχος για τη φορολογία εισοδήματος.
Επιβατικά αυτοκίνητα: γιατί η επαγγελματική χρήση δεν αρκεί
Αγορά, μίσθωση και λειτουργικά έξοδα
Για τα επιβατικά αυτοκίνητα ιδιωτικής χρήσης έως εννέα θέσεων ισχύει, κατά κανόνα, αποκλεισμός του δικαιώματος έκπτωσης ΦΠΑ. Ο περιορισμός καλύπτει την αγορά και, μεταξύ άλλων, τις δαπάνες:
- καυσίμων,
- επισκευής και συντήρησης,
- μίσθωσης,
- κυκλοφορίας γενικά.
Επομένως, το γεγονός ότι χρησιμοποιείτε ένα επιβατικό αυτοκίνητο αποκλειστικά για επισκέψεις σε πελάτες δεν αρκεί από μόνο του για να εκπέσετε τον ΦΠΑ των καυσίμων ή της μίσθωσής του.
Το ίδιο ισχύει όταν το αυτοκίνητο ανήκει στην επιχείρηση και τα παραστατικά εκδίδονται σωστά στα στοιχεία της. Η ιδιοκτησία και η ορθή τιμολόγηση δεν καταργούν τον συγκεκριμένο περιορισμό.
Πότε χρειάζεται έλεγχος εξαίρεσης
Προβλέπονται εξαιρέσεις όταν τα οχήματα προορίζονται για πώληση, μίσθωση ή μεταφορά προσώπων με κόμιστρο, υπό τις σχετικές προϋποθέσεις. Γι’ αυτό μια επιχείρηση ενοικίασης αυτοκινήτων δεν αξιολογείται με τον ίδιο τρόπο όπως ένα γραφείο συμβούλων που μισθώνει ένα επιβατικό για τις μετακινήσεις του.
Προσοχή επίσης στη διάκριση μεταξύ επιβατικού και φορτηγού οχήματος. Η καθημερινή περιγραφή «επαγγελματικό αυτοκίνητο» δεν αρκεί. Εξετάζετε την άδεια κυκλοφορίας, την κατηγορία του οχήματος και την πραγματική χρήση του.
Για ένα φορτηγό που εξυπηρετεί φορολογητέα δραστηριότητα μπορεί να υπάρχει δικαίωμα έκπτωσης με τις γενικές προϋποθέσεις. Μην εφαρμόζετε, συνεπώς, έναν ενιαίο κανόνα σε όλα τα οχήματα της επιχείρησης.
Γεύματα, φιλοξενία και επαγγελματικά ταξίδια
Εστίαση και φιλοξενία πελατών
Οι δαπάνες δεξιώσεων, ψυχαγωγίας και φιλοξενίας γενικά περιλαμβάνονται στις κατηγορίες για τις οποίες προβλέπεται αποκλεισμός έκπτωσης ΦΠΑ. Ένα γεύμα με πελάτη δεν αποκτά δικαίωμα έκπτωσης ΦΠΑ μόνο επειδή συζητήθηκε μια επαγγελματική συνεργασία.
Κρατήστε τη σχετική τεκμηρίωση, καθώς μπορεί να είναι σημαντική για άλλους φορολογικούς ελέγχους. Μην τη θεωρείτε, όμως, απόδειξη ότι ο ΦΠΑ είναι εκπιπτόμενος.
Διαμονή, τροφή και μετακινήσεις προσωπικού
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται οι δαπάνες στέγασης, τροφής, ποτών, μετακίνησης και ψυχαγωγίας για το προσωπικό ή τους εκπροσώπους της επιχείρησης, για τις οποίες επίσης προβλέπονται περιορισμοί στην έκπτωση ΦΠΑ.
Για παράδειγμα, η διαμονή εργαζομένου σε ξενοδοχείο για επαγγελματική αποστολή δεν συνεπάγεται αυτομάτως ότι ο αναγραφόμενος ΦΠΑ εκπίπτει.
Αποφύγετε, ωστόσο, τον μηχανικό χαρακτηρισμό κάθε τιμολογίου εστιατορίου ή ξενοδοχείου ως ίδιας περίπτωσης. Άλλο η φιλοξενία προσωπικού ή πελατών και άλλο μια αγορά που αποτελεί στοιχείο της υπηρεσίας που παρέχετε, ενδεχομένως υπό ειδικό καθεστώς. Ο σκοπός της συναλλαγής και η δραστηριότητά σας έχουν σημασία.
Παράδειγμα: τι αλλάζει στον υπολογισμό του ΦΠΑ
Έστω ότι ένα γραφείο αγοράζει καύσιμα για επιβατικό αυτοκίνητο έως εννέα θέσεων, χωρίς να εμπίπτει σε εξαίρεση. Το τιμολόγιο αναγράφει:
- Καθαρή αξία: 100,00 €.
- ΦΠΑ 24%: 24,00 €.
- Συνολική αξία: 124,00 €.
Τα 24,00 € δεν αφαιρούνται ως εκπιπτόμενος ΦΠΑ εισροών. Ο μη εκπιπτόμενος φόρος επιβαρύνει το κόστος της δαπάνης, με τη φορολογική αναγνώρισή της να εξετάζεται χωριστά.
Αν ο ΦΠΑ εκροών της περιόδου είναι 1.000,00 € και ο υπόλοιπος νόμιμα εκπιπτόμενος ΦΠΑ εισροών είναι 400,00 €, το αποτέλεσμα είναι 600,00 € προς καταβολή, πριν από τυχόν άλλα υπόλοιπα ή προσαρμογές. Δεν μειώνεται σε 576,00 € λόγω του συγκεκριμένου τιμολογίου καυσίμων.
Τι αποδεικνύει η εμφάνιση στο myDATA
Η διαβίβαση ενός παραστατικού στο myDATA και η ύπαρξη MARK δεν αποτελούν έγκριση της φορολογικής μεταχείρισής του. Αποτυπώνουν τη διαβίβαση, όχι ότι πληρούνται όλες οι προϋποθέσεις έκπτωσης ΦΠΑ.
Ούτε η προσυμπλήρωση στοιχείων στην περιοδική δήλωση ΦΠΑ αντικαθιστά τον έλεγχο. Χρειάζεται συμφωνία μεταξύ παραστατικών, λογιστικών καταχωρίσεων, χαρακτηρισμών και δήλωσης, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες της ΑΑΔΕ.
Αυτός ο έλεγχος αφορά παραστατικά που υπάρχουν ήδη. Το ερώτημα δεν είναι αν διαβιβάστηκαν, αλλά αν ο φόρος τους αντιμετωπίστηκε σωστά.
Πρακτικός έλεγχος πριν από την επόμενη δήλωση
Οργανώστε τις δαπάνες σε έξι βήματα
- Συγκεντρώστε τις επίμαχες κατηγορίες. Ξεχωρίστε καύσιμα, μισθώσεις οχημάτων, επισκευές, εστίαση, ξενοδοχεία και μετακινήσεις.
- Συνδέστε κάθε παραστατικό με τη χρήση του. Για τα οχήματα καταγράψτε αριθμό κυκλοφορίας και κατηγορία. Για ταξίδια σημειώστε ποιον αφορούν και για ποιον σκοπό έγιναν.
- Ελέγξτε τη βάση τυχόν εξαίρεσης. Μην αρκεστείτε στην ένδειξη «επαγγελματική δαπάνη». Ζητήστε τεκμηριωμένη αξιολόγηση από τον λογιστή σας.
- Διαχωρίστε τον εκπιπτόμενο από τον μη εκπιπτόμενο ΦΠΑ. Ελέγξτε τόσο τις καταχωρίσεις όσο και την αποτύπωσή τους στη δήλωση.
- Αναζητήστε επαναλαμβανόμενα λάθη. Αν μια μηνιαία μίσθωση αντιμετωπίστηκε λανθασμένα, εξετάστε και τις προηγούμενες περιόδους του 2026.
- Συμφωνήστε τον τρόπο διόρθωσης. Μην συμψηφίζετε αυθαίρετα παλαιότερες διαφορές στην τρέχουσα δήλωση. Εξετάστε αν απαιτούνται διορθώσεις καταχωρίσεων ή τροποποιητικές δηλώσεις.
Για ειδικές περιπτώσεις και διαδικαστικές αλλαγές, συμβουλευτείτε τις ισχύουσες οδηγίες και ανακοινώσεις της ΑΑΔΕ.
Συχνές ερωτήσεις
Αρκεί το τιμολόγιο να έχει το ΑΦΜ μου;
Όχι. Η ορθή έκδοση του παραστατικού είναι βασική προϋπόθεση, αλλά δεν παρακάμπτει τους περιορισμούς έκπτωσης ΦΠΑ.
Ο μη εκπιπτόμενος ΦΠΑ σημαίνει ότι απορρίπτεται όλο το έξοδο;
Όχι απαραίτητα. Η έκπτωση ΦΠΑ και η αναγνώριση της δαπάνης στη φορολογία εισοδήματος είναι διαφορετικοί έλεγχοι.
Μπορώ να εκπέσω μέρος του ΦΠΑ καυσίμων επειδή χρησιμοποιώ το επιβατικό κυρίως επαγγελματικά;
Όχι μόνο με αυτό το κριτήριο. Όταν εφαρμόζεται ο συγκεκριμένος αποκλεισμός, ένα ποσοστό επαγγελματικής χρήσης δεν δημιουργεί από μόνο του δικαίωμα έκπτωσης.
Μετατρέψτε τον έλεγχο σε σταθερή διαδικασία
Πριν κλείσει το 2026, δημιουργήστε με τον λογιστή σας έναν σύντομο κατάλογο δαπανών που χρειάζονται ειδικό χειρισμό. Έτσι περιορίζετε την επανάληψη λαθών και υπολογίζετε πιο αξιόπιστα τις φορολογικές σας υποχρεώσεις.
Η Mydalytics βοηθά να αξιοποιείτε συγκεντρωτικά τα δεδομένα myDATA και να αποκτάτε καθαρότερη εικόνα των εξόδων και των ταμειακών σας αναγκών. Με οργανωμένα δεδομένα, ο έλεγχος γίνεται πιο στοχευμένος, χωρίς να υποκαθίσταται η απαραίτητη φορολογική κρίση του λογιστή σας.
Δείτε τα δεδομένα του myDATA της επιχείρησής σας με σαφήνεια