Έχετε εκδώσει ένα τιμολόγιο και διαπιστώνετε ότι περιλαμβάνει λάθος στοιχεία. Ή ένας πελάτης επιστρέφει προϊόντα και ζητά μείωση της χρέωσης. Η πρώτη σκέψη είναι συχνά η ίδια: «Να το ακυρώσουμε;». Όμως, η ακύρωση διαβίβασης στο myDATA και η έκδοση πιστωτικού τιμολογίου δεν εξυπηρετούν τον ίδιο σκοπό.
Καθώς πλησιάζει το τέλος του 2026, είναι χρήσιμο να τακτοποιήσετε τις διορθώσεις που παραμένουν ανοιχτές. Όχι με μαζικές ακυρώσεις, αλλά με έλεγχο της πραγματικής συναλλαγής, του αρχικού παραστατικού και της εικόνας που έχει ο πελάτης σας. Ο παρακάτω οδηγός σας βοηθά να οργανώσετε αυτή τη διαδικασία μαζί με τον λογιστή σας.
Πιστωτικό και ακύρωση: ποια είναι η βασική διαφορά;
Το πιστωτικό τιμολόγιο αποτυπώνει μια μείωση ή αναστροφή αξίας που είχε προηγουμένως τιμολογηθεί. Μπορεί να αφορά επιστροφή προϊόντων, μεταγενέστερη έκπτωση ή διόρθωση χρέωσης, ανάλογα με τα πραγματικά περιστατικά.
Η ακύρωση διαβίβασης στο myDATA αφορά την κατάσταση μιας εγγραφής στην πλατφόρμα. Δεν πρέπει να θεωρείται αυτομάτως ακύρωση του εμπορικού παραστατικού ούτε υποκατάστατο του απαιτούμενου διορθωτικού εγγράφου.
Με απλά λόγια, άλλο είναι το ερώτημα «τι συνέβη στη συναλλαγή;» και άλλο το «τι διαβιβάστηκε στην ΑΑΔΕ;». Η σωστή διόρθωση πρέπει να καλύπτει και τα δύο, χωρίς να δημιουργεί ασυμφωνίες στα βιβλία του εκδότη και του λήπτη.
Σημαντικό: το ότι μια εφαρμογή διαθέτει επιλογή ακύρωσης δεν σημαίνει ότι αυτή είναι κατάλληλη για κάθε λάθος. Η διαδικασία εξαρτάται από το στάδιο έκδοσης, το κανάλι διαβίβασης και το είδος της διόρθωσης.
Πότε εξετάζετε την έκδοση πιστωτικού τιμολογίου;
Επιστροφή προϊόντων μετά την πώληση
Εάν ο πελάτης επιστρέψει μέρος ή το σύνολο των προϊόντων που είχαν τιμολογηθεί, χρειάζεται να αποτυπωθεί η αντίστοιχη μείωση της συναλλαγής. Συνήθως αυτό αντιμετωπίζεται με πιστωτικό τιμολόγιο, με βάση την τεκμηρίωση της επιστροφής.
Πριν προχωρήσετε, ελέγξτε τις ποσότητες, τις αρχικές τιμές, τις εκπτώσεις και τον συντελεστή ΦΠΑ. Το πιστωτικό δεν πρέπει να βασίζεται μόνο στο ποσό που συμφωνήθηκε προφορικά, αλλά στα πραγματικά στοιχεία της επιστροφής.
Έκπτωση που συμφωνήθηκε μετά την τιμολόγηση
Μια μεταγενέστερη εμπορική έκπτωση μπορεί επίσης να απαιτεί πιστωτικό. Κρατήστε τη συμφωνία ή την τεκμηρίωση που εξηγεί γιατί μειώνεται η απαίτησή σας από τον πελάτη.
Εάν η έκπτωση αφορά περισσότερες συναλλαγές, μην επιλέγετε αυθαίρετα ένα αρχικό τιμολόγιο για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία. Ο λογιστής σας πρέπει να επιβεβαιώσει τον κατάλληλο τύπο παραστατικού και τον τρόπο συσχέτισης.
Λανθασμένη χρέωση σε εκδοθέν παραστατικό
Εάν έχει χρεωθεί μεγαλύτερη αξία από τη συμφωνημένη, μπορεί να χρειάζεται πιστωτικό για τη διαφορά. Αν όμως το λάθος αφορά τον ίδιο τον αντισυμβαλλόμενο ή περισσότερα κρίσιμα στοιχεία, η διόρθωση ενδέχεται να απαιτεί διαφορετικό συνδυασμό ενεργειών.
Μην αντιμετωπίζετε όλα τα σφάλματα ως απλή αλλαγή ποσού. Ειδικά όταν το παραστατικό έχει παραδοθεί στον πελάτη ή έχει καταχωριστεί, απαιτείται συντονισμός και όχι μονομερής διαγραφή.
Πότε εξετάζετε ακύρωση ή διόρθωση διαβίβασης;
Η ακύρωση μπορεί να αποτελεί μέρος της διαδικασίας όταν υπάρχει λανθασμένη ή διπλή διαβίβαση. Πρώτα, όμως, πρέπει να εντοπίσετε πού ακριβώς βρίσκεται το πρόβλημα.
- Ένα παραστατικό, δύο διαβιβάσεις: εξετάζετε εάν υπάρχει πράγματι διπλή εγγραφή και ποια πρέπει να παραμείνει.
- Δύο διαφορετικά εκδοθέντα παραστατικά για την ίδια συναλλαγή: δεν αρκεί απαραίτητα η ακύρωση της μίας εγγραφής στο myDATA. Χρειάζεται έλεγχος και της έκδοσης.
- Σωστό παραστατικό, λανθασμένα διαβιβασμένα δεδομένα: ελέγχετε τη διαδικασία διόρθωσης που υποστηρίζεται από το κανάλι έκδοσης και διαβίβασης.
- Παραστατικό που δεν έχει οριστικοποιηθεί: διακρίνετε το πρόχειρο από το εκδοθέν παραστατικό πριν κάνετε οποιαδήποτε ενέργεια.
Σε περιβάλλον e-τιμολόγησης, ακολουθήστε τη διαδικασία του παρόχου ή της εφαρμογής σας. Οι διαθέσιμες ενέργειες δεν είναι κατ’ ανάγκη ίδιες σε όλα τα συστήματα. Για τις ισχύουσες τεχνικές οδηγίες και τυχόν αλλαγές, συμβουλευτείτε τις επίσημες ανακοινώσεις της ΑΑΔΕ.
Συσχετιζόμενο πιστωτικό: τι πρέπει να προσέξετε;
Όταν το πιστωτικό συνδέεται με συγκεκριμένο αρχικό παραστατικό, η σωστή συσχέτιση επιτρέπει να φαίνεται καθαρά ποια συναλλαγή διορθώνεται. Στο myDATA, ο MARK του αρχικού παραστατικού είναι βασικό στοιχείο αυτής της σύνδεσης, όπου απαιτείται.
Πριν από τη διαβίβαση, επιβεβαιώστε ότι:
- Ο MARK αντιστοιχεί στο σωστό αρχικό παραστατικό.
- Το ΑΦΜ του πελάτη είναι το αναμενόμενο.
- Οι αξίες και ο ΦΠΑ συμφωνούν με τη διόρθωση.
- Η αιτιολογία περιγράφει επαρκώς την επιστροφή, έκπτωση ή άλλη μεταβολή.
Η επιλογή συσχετιζόμενου ή μη συσχετιζόμενου πιστωτικού δεν είναι τρόπος παράκαμψης ενός τεχνικού μηνύματος. Πρέπει να ανταποκρίνεται στη φύση της συναλλαγής και στις ισχύουσες προδιαγραφές.
Παράδειγμα: μερική επιστροφή προϊόντων
Έχετε εκδώσει τιμολόγιο καθαρής αξίας 1.000,00 €, με ΦΠΑ 24%, δηλαδή συνολικής αξίας 1.240,00 €. Ο πελάτης επιστρέφει προϊόντα καθαρής αξίας 200,00 €, τα οποία είχαν επιβαρυνθεί με τον ίδιο συντελεστή.
Στο απλοποιημένο αυτό παράδειγμα, το πιστωτικό αντιστοιχεί σε:
- Καθαρή αξία: 200,00 €.
- ΦΠΑ: 48,00 €.
- Συνολική μείωση: 248,00 €.
Η αξία της συναλλαγής μετά την επιστροφή διαμορφώνεται σε 992,00 €. Αυτό δεν σημαίνει ότι ακυρώνετε το αρχικό τιμολόγιο: το αρχικό και το πιστωτικό τεκμηριώνουν μαζί την εξέλιξη της πώλησης.
Επίσης, το πιστωτικό δεν αποδεικνύει από μόνο του επιστροφή χρημάτων. Εάν ο πελάτης είχε ήδη εξοφλήσει, χρειάζεται να καταγραφεί χωριστά η επιστροφή ή ο συμφωνημένος συμψηφισμός.
Πρακτική διαδικασία σε έξι βήματα
- Συγκεντρώστε τα στοιχεία. Βρείτε το αρχικό παραστατικό, τον MARK, τη συμφωνία με τον πελάτη και τυχόν αποδεικτικά επιστροφής.
- Περιγράψτε το πρόβλημα. Καταγράψτε αν πρόκειται για εμπορική μεταβολή, λάθος έκδοσης ή λάθος διαβίβασης.
- Επιβεβαιώστε τον χειρισμό. Συμφωνήστε με τον λογιστή σας ποιο παραστατικό ή ποια διορθωτική ενέργεια απαιτείται.
- Εκτελέστε τη διόρθωση από το κατάλληλο σύστημα. Αποφύγετε παράλληλες ενέργειες από διαφορετικές εφαρμογές χωρίς συνεννόηση.
- Ελέγξτε το αποτέλεσμα στο myDATA. Επιβεβαιώστε την κατάσταση των εγγραφών, τη συσχέτιση όπου απαιτείται και την απουσία ανεπιθύμητων διπλοεγγραφών.
- Ενημερώστε τον πελάτη και το αρχείο σας. Διατηρήστε το διορθωτικό παραστατικό και συμφωνήστε το νέο υπόλοιπο.
Εάν η διόρθωση επηρεάζει περίοδο για την οποία έχει ήδη υποβληθεί περιοδική δήλωση ΦΠΑ, ζητήστε ξεχωριστό έλεγχο. Η ημερομηνία της τεχνικής ενέργειας δεν καθορίζει από μόνη της τη φορολογική αντιμετώπιση.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να αλλάξω απλώς το ΑΦΜ σε εκδοθέν τιμολόγιο;
Μην θεωρείτε ότι μια αλλαγή στην καρτέλα του πελάτη διορθώνει αναδρομικά το παραστατικό. Ελέγξτε με τον λογιστή σας και τον υπεύθυνο της εφαρμογής την κατάλληλη διαδικασία για το συγκεκριμένο στάδιο έκδοσης.
Το πιστωτικό πρέπει πάντα να αφορά ολόκληρο το τιμολόγιο;
Όχι. Μπορεί να αφορά μέρος της αξίας, εφόσον αυτό ανταποκρίνεται στην πραγματική επιστροφή, έκπτωση ή διόρθωση και τεκμηριώνεται σωστά.
Αν ακυρώσω τη διαβίβαση, ενημερώνεται αυτομάτως ο πελάτης;
Μην το θεωρείτε δεδομένο. Η κατάσταση στο myDATA, το αρχείο του πελάτη και η εμπορική ενημέρωσή του είναι διαφορετικά ζητήματα που πρέπει να συμφωνούν.
Κρατήστε καθαρή εικόνα των διορθώσεων
Η ασφαλέστερη πρακτική είναι να διατηρείτε μια σαφή αλυσίδα: αρχική συναλλαγή, αιτία διόρθωσης, κατάλληλο παραστατικό και επιβεβαιωμένη διαβίβαση. Έτσι περιορίζετε τις ασυμφωνίες και τις επαναλαμβανόμενες διευκρινίσεις.
Η Mydalytics βοηθά να αξιοποιείτε συγκεντρωμένα τα δεδομένα myDATA και να έχετε καλύτερη εικόνα των εσόδων και των μεταβολών τους. Με αυτή τη βάση, μπορείτε να οργανώνετε ουσιαστικότερους ελέγχους με τον λογιστή σας, χωρίς να συγχέετε την ανάλυση των δεδομένων με την έκδοση ή τη φορολογική έγκριση μιας διόρθωσης.
Δείτε τα δεδομένα του myDATA της επιχείρησής σας με σαφήνεια