Οι πωλήσεις δεν πληρώνουν τη μισθοδοσία μέχρι να εισπραχθούν. Για μια ελληνική επιχείρηση με τουλάχιστον 5 εργαζομένους, η συστηματική παρακολούθηση των απαιτήσεων βοηθά να γνωρίζετε ποιος οφείλει, τι εμποδίζει την πληρωμή και ποιες εισπράξεις μπορούν πράγματι να στηρίξουν τις επόμενες υποχρεώσεις σας.
Ξεκινήστε με τρεις κινήσεις: συμφωνήστε το ανεξόφλητο υπόλοιπο κάθε πελάτη, ορίστε υπεύθυνο επικοινωνίας και καταγράψτε συγκεκριμένη αναμενόμενη ημερομηνία είσπραξης. Ένα τιμολόγιο ή μια προφορική υπόσχεση δεν είναι διαθέσιμο χρήμα.
Πότε μια απαίτηση θεωρείται ληξιπρόθεσμη;
Για την καθημερινή παρακολούθησή σας, συγκρίνετε την ημερομηνία ελέγχου με τη συμφωνημένη ημερομηνία πληρωμής. Μην υποθέτετε ότι όλα τα τιμολόγια εξοφλούνται σε 30 ημέρες: ελέγχετε τους όρους της συγκεκριμένης συναλλαγής και τυχόν διαφωνίες με τον πελάτη. Οι νόμιμες προθεσμίες και τα δικαιώματα είσπραξης χρειάζονται χωριστή αξιολόγηση από τον σύμβουλό σας.
Φτιάξτε έναν ενιαίο πίνακα απαιτήσεων
Συνδυάστε τα παραστατικά με τις καταχωρισμένες εισπράξεις, τα πιστωτικά τιμολόγια και τις τραπεζικές κινήσεις. Για κάθε ανεξόφλητο παραστατικό κρατήστε:
- Πελάτη, αριθμό παραστατικού και πραγματικό ανεξόφλητο ποσό.
- Συμφωνημένη ημερομηνία πληρωμής και ημέρες καθυστέρησης.
- Τυχόν διαφωνία, έλλειψη δικαιολογητικού ή εκκρεμή έγκριση.
- Τελευταία επικοινωνία, υπεύθυνο και επόμενο βήμα.
- Αναμενόμενη ημερομηνία είσπραξης και ένδειξη αν έχει επιβεβαιωθεί.
Η διαβίβαση της σύνοψης παραστατικού στο myDATA δεν αποδεικνύει ότι ο πελάτης έχει πληρώσει. Ελέγξτε επίσης ότι μια τραπεζική κατάθεση δεν έχει αντιστοιχιστεί δύο φορές και ότι οι μερικές πληρωμές έχουν αφαιρεθεί από το σωστό υπόλοιπο.
Ιεραρχήστε με βάση την επίδραση στο ταμείο
Μια χρήσιμη εσωτερική ομαδοποίηση είναι: μη ληξιπρόθεσμα, 1–30 ημέρες καθυστέρησης, 31–60, 61–90 και πάνω από 90. Αυτές είναι ενδεικτικές ομάδες παρακολούθησης, όχι νομικές προθεσμίες ή αυτόματη αξιολόγηση φερεγγυότητας.
Μην ξεκινάτε πάντοτε από το παλαιότερο μικρό ποσό. Εξετάστε μαζί το ύψος της οφειλής, τη διάρκεια της καθυστέρησης, την εξάρτηση από έναν μεγάλο πελάτη και το αν υπάρχει πραγματικό εμπόδιο πληρωμής. Μια εκκρεμής παραλαβή χρειάζεται διαφορετική ενέργεια από μια εγκεκριμένη πληρωμή που δεν εκτελέστηκε.
Παράδειγμα: επιχείρηση υπηρεσιών με 12 εργαζομένους
Το παράδειγμα είναι εξ ολοκλήρου υποθετικό και δεν χρησιμοποιεί στοιχεία πελάτη. Τα ποσά είναι τελικά ποσά είσπραξης ή πληρωμής, με τυχόν ΦΠΑ όπου εφαρμόζεται. Δεν υπολογίζεται φορολογική υποχρέωση από αυτά.
Η επιχείρηση έχει διαθέσιμα 18.000,00 € και υποχρεώσεις 25.000,00 € για την επόμενη εβδομάδα. Περιμένει είσπραξη 12.000,00 € από έναν πελάτη:
| Περίπτωση | Αρχικά διαθέσιμα | Είσπραξη | Πληρωμές | Υπόλοιπο εβδομάδας |
|---|---|---|---|---|
| Ο πελάτης πληρώνει εγκαίρως | 18.000,00 € | 12.000,00 € | 25.000,00 € | 5.000,00 € |
| Η πληρωμή μεταφέρεται αργότερα | 18.000,00 € | 0,00 € | 25.000,00 € | -7.000,00 € |
Η καθυστέρηση δημιουργεί προβλεπόμενο ταμειακό κενό 7.000,00 €, παρότι η πώληση έχει ήδη τιμολογηθεί. Το αρνητικό ποσό δείχνει ανάγκη κάλυψης, όχι ότι η τράπεζα θα επιτρέψει αυτόματα υπερανάληψη. Αν συμφωνηθεί και εισπραχθεί μερική πληρωμή 8.000,00 € την ίδια εβδομάδα, το υπόλοιπο γίνεται 1.000,00 €· τα υπόλοιπα 4.000,00 € παραμένουν απαίτηση.
Εξετάστε επίσης τη σειρά των κινήσεων μέσα στην εβδομάδα: αν η μισθοδοσία προηγείται της είσπραξης, μπορεί να υπάρχει ενδιάμεσο κενό ακόμη και με θετικό τελικό υπόλοιπο.
Οργανώστε την επικοινωνία χωρίς να επιβαρύνετε τη σχέση
- Πριν από τη λήξη: επιβεβαιώστε ότι το παραστατικό έχει παραληφθεί και ότι υπάρχουν τα σωστά στοιχεία πληρωμής.
- Με την εμφάνιση καθυστέρησης: στείλτε σύντομη, τεκμηριωμένη υπενθύμιση με αριθμό παραστατικού και υπόλοιπο.
- Αν δεν υπάρχει απάντηση: επικοινωνήστε με τον αρμόδιο και ζητήστε συγκεκριμένη ημερομηνία, όχι απλώς «σύντομα».
- Αν προταθεί διακανονισμός: καταγράψτε γραπτώς ποσά και ημερομηνίες και ενημερώστε την πρόβλεψη μόνο με ρεαλιστικές παραδοχές.
- Αν η εκκρεμότητα επιμένει: ζητήστε κατάλληλη λογιστική ή νομική καθοδήγηση πριν από περαιτέρω ενέργειες.
Ενδεικτική διατύπωση: «Θα θέλαμε να επιβεβαιώσουμε την ημερομηνία εξόφλησης του παραστατικού μας. Αν εκκρεμεί κάποιο δικαιολογητικό ή έγκριση, παρακαλούμε ενημερώστε μας για να το διευθετήσουμε.» Συμπληρώστε τα πραγματικά στοιχεία· μην αποστέλλετε γενικές υπενθυμίσεις χωρίς έλεγχο του υπολοίπου.
Τι να εξετάζετε κάθε εβδομάδα
Παρακολουθήστε το συνολικό ληξιπρόθεσμο υπόλοιπο, τις υποσχέσεις πληρωμής που τηρήθηκαν και τη συμμετοχή των μεγαλύτερων πελατών στις ανεξόφλητες απαιτήσεις. Στο υποθετικό παράδειγμα, αν οι συνολικές απαιτήσεις είναι 40.000,00 €, ο πελάτης των 12.000,00 € αντιπροσωπεύει το 30% του συνόλου. Αυτό υποδηλώνει συγκέντρωση, όχι από μόνο του πιστωτικό κίνδυνο.
Σε μια ομάδα 5–10 ατόμων μπορεί να αρκεί ένας υπεύθυνος με εβδομαδιαία συνάντηση. Σε μεγαλύτερη επιχείρηση ξεκαθαρίστε ποιος παρακολουθεί τον πελάτη, ποιος εγκρίνει αλλαγές όρων και ποιος ενημερώνει το ταμειακό πλάνο.
Από τις απαιτήσεις στην πρόβλεψη ρευστότητας
Μεταφέρετε κάθε αναμενόμενη είσπραξη στην εβδομάδα που εκτιμάτε ότι θα πραγματοποιηθεί και εξετάστε ένα δεύτερο σενάριο καθυστέρησης. Διαβάστε τον οδηγό πρόβλεψης ρευστότητας 13 εβδομάδων.
Δείτε τις λειτουργίες του Mydalytics για παρακολούθηση πελατών και ταμειακών ροών ή επιλέξτε πλάνο ανάλογα με τους λογαριασμούς πρόσβασης που χρειάζεστε. Το μέγεθος του προσωπικού σας δεν ταυτίζεται με τις θέσεις της συνδρομής.
Πηγές και όρια του οδηγού
- Atradius — Πρακτικές για τον περιορισμό των επιπτώσεων καθυστερημένων πληρωμών.
- Coface — Έλεγχος απαιτήσεων για μικρομεσαίες επιχειρήσεις.
Ο οδηγός αφορά την οργάνωση εισπράξεων και δεν αποτελεί νομική συμβουλή, εγγύηση είσπραξης ή αξιολόγηση συγκεκριμένου οφειλέτη.
Δείτε τα δεδομένα του myDATA της επιχείρησής σας με σαφήνεια