Έξοδα που λείπουν από το myDATA: έλεγχος πριν από την περιοδική δήλωση ΦΠΑ

Τι κάνετε όταν έχετε καταχωρίσει ένα τιμολόγιο προμηθευτή, αλλά δεν το βρίσκετε στο myDATA; Και τι σημαίνει όταν το παραστατικό εμφανίζεται, αλλά ο ΦΠΑ ή ο χαρακτηρισμός του δεν συμφωνεί με τα βιβλία σας;

Στα μέσα Οκτωβρίου, ο έλεγχος αυτός είναι ιδιαίτερα χρήσιμος: ανάλογα με τη φορολογική περίοδο που εφαρμόζεται στην επιχείρησή σας, προετοιμάζετε την περιοδική δήλωση ΦΠΑ του Σεπτεμβρίου ή του τρίτου τριμήνου. Η σωστή προετοιμασία δεν περιορίζεται στην αναζήτηση ενός συνολικού ποσού. Χρειάζεται συμφωνία σε επίπεδο παραστατικού και τεκμηριωμένη αντιμετώπιση κάθε διαφοράς.

Βασικός κανόνας: η εμφάνιση ενός εξόδου στο myDATA δεν αρκεί από μόνη της για να θεμελιώσει δικαίωμα έκπτωσης ΦΠΑ. Αντίστοιχα, μια απουσία χρειάζεται διερεύνηση, όχι αυθαίρετη διαγραφή της δαπάνης από τα βιβλία.

Γιατί μπορεί να λείπει ένα έξοδο από το myDATA

Η πρώτη ερώτηση δεν είναι «πώς θα το περάσετε ξανά», αλλά «ποια είναι η αιτία της διαφοράς». Οι συνηθέστερες περιπτώσεις περιλαμβάνουν:

• Εκκρεμή ή αποτυχημένη διαβίβαση από τον εκδότη. Το τιμολόγιο έχει εκδοθεί, αλλά η διαδικασία διαβίβασης δεν έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς.
• Λανθασμένο ΑΦΜ λήπτη. Το παραστατικό δεν συνδέεται σωστά με την επιχείρησή σας.
• Διαφορετικά φίλτρα αναζήτησης. Η περίοδος, ο τύπος παραστατικού ή η κατάστασή του περιορίζουν τα αποτελέσματα.
• Ακύρωση ή διορθωτικό παραστατικό. Αναζητάτε ένα στοιχείο που έχει αντικατασταθεί ή συνδέεται με πιστωτικό.
• Ειδική κατηγορία συναλλαγής. Αγορές από το εξωτερικό και άλλες περιπτώσεις δεν ακολουθούν απαραίτητα τη συνήθη διαδικασία εγχώριου τιμολογίου προμηθευτή.

Η απουσία από την εφαρμογή που χρησιμοποιείτε μπορεί επίσης να οφείλεται σε εκκρεμή ενημέρωση των δεδομένων της. Πριν ζητήσετε οποιαδήποτε διόρθωση, διαχωρίστε την πραγματική έλλειψη στο myDATA από την ελλιπή εμφάνιση στο λογιστικό σας πρόγραμμα.

Τρεις διαφορετικοί έλεγχοι που δεν πρέπει να συγχέετε

1. Υπάρχει το παραστατικό;

Ελέγχετε αν έχουν διαβιβαστεί τα βασικά στοιχεία της συναλλαγής: εκδότης, λήπτης, ημερομηνία, καθαρή αξία και ΦΠΑ. Ο MARK βοηθά στην ταυτοποίηση της εγγραφής, αλλά δεν αποδεικνύει ότι κάθε φορολογικός χειρισμός είναι σωστός.

2. Έχει γίνει σωστός χαρακτηρισμός;

Ένα παραστατικό μπορεί να εμφανίζεται κανονικά και να χρειάζεται χαρακτηρισμό εξόδου ή διόρθωση του χαρακτηρισμού. Αυτό δεν είναι το ίδιο πρόβλημα με τη μη διαβίβαση του παραστατικού. Η διάκριση αποτρέπει άσκοπες επικοινωνίες με τον προμηθευτή και περιττές επανεγγραφές.

3. Συμφωνεί η φορολογική αντιμετώπιση;

Η λογιστική καταχώριση, ο χαρακτηρισμός και η περιοδική δήλωση ΦΠΑ πρέπει να εξετάζονται μαζί. Μια δαπάνη μπορεί να είναι πραγματική και καταχωρισμένη, χωρίς ο ΦΠΑ της να εκπίπτει πλήρως ή καθόλου. Ο έλεγχος γίνεται με βάση τη φύση της συναλλαγής και τις ισχύουσες προϋποθέσεις.

Πρακτικός έλεγχος σε έξι βήματα

Βήμα 1: Ορίστε τη σωστή περίοδο

Επιβεβαιώστε με τον λογιστή σας ποια φορολογική περίοδο ελέγχετε. Μην υποθέτετε ότι όλες οι επιχειρήσεις με απλογραφικά βιβλία έχουν την ίδια συχνότητα υποβολής. Ελέγξτε τις εφαρμοζόμενες υποχρεώσεις και την προθεσμία μέσα από τις τρέχουσες οδηγίες της ΑΑΔΕ.

Χρησιμοποιήστε κοινά χρονικά όρια σε όλες τις καταστάσεις. Για παράδειγμα, αν ελέγχετε το τρίτο τρίμηνο, η βασική περίοδος σύγκρισης είναι από 01/07/2026 έως 30/09/2026, με χωριστή εξέταση τυχόν ειδικών χρονικών χειρισμών.

Βήμα 2: Συγκεντρώστε τα στοιχεία σύγκρισης

Χρειάζεστε τρεις πηγές: τα παραστατικά που έχετε λάβει, τις εγγραφές των λογιστικών βιβλίων και τα διαθέσιμα δεδομένα του myDATA.

Δημιουργήστε έναν πίνακα με ΑΦΜ προμηθευτή, αριθμό και σειρά παραστατικού, ημερομηνία, καθαρή αξία, ΦΠΑ, συνολική αξία και MARK, όπου υπάρχει. Προσθέστε μια στήλη για την κατάσταση ελέγχου και μία για την επόμενη ενέργεια.

Βήμα 3: Αντιστοιχίστε ανά παραστατικό

Μην αρκεστείτε στη συμφωνία των συνολικών εξόδων. Δύο διαφορετικά λάθη μπορούν να αλληλοαναιρούνται στο άθροισμα.

Αντιστοιχίστε τις εγγραφές με συνδυασμό στοιχείων, όχι μόνο με το ποσό. Δύο τιμολόγια του ίδιου προμηθευτή μπορεί να έχουν την ίδια αξία αλλά διαφορετική σειρά ή ημερομηνία. Ελέγξτε ξεχωριστά τα πιστωτικά και τις ακυρώσεις.

Βήμα 4: Κατατάξτε τις αποκλίσεις

Χωρίστε τις εκκρεμότητες σε συγκεκριμένες ομάδες:

• Παραστατικό στα βιβλία, χωρίς αντίστοιχη εγγραφή στο myDATA.
• Παραστατικό στο myDATA, χωρίς καταχώριση στα βιβλία.
• Διαφορά στην καθαρή αξία ή στον ΦΠΑ.
• Ελλιπής ή ακατάλληλος χαρακτηρισμός.
• Πιθανή διπλοεγγραφή, ακύρωση ή μη συσχετισμένο πιστωτικό.

Η κατάταξη δείχνει ποιος πρέπει να ενεργήσει: η επιχείρησή σας, ο λογιστής, ο προμηθευτής ή ο υπεύθυνος της εφαρμογής.

Βήμα 5: Διορθώστε την αιτία, όχι μόνο το αποτέλεσμα

Αν η διαβίβαση εκκρεμεί στον εκδότη, επικοινωνήστε μαζί του με τα ακριβή στοιχεία του παραστατικού. Αν το πρόβλημα αφορά χαρακτηρισμό, εξετάστε τον κατάλληλο χειρισμό με τον λογιστή σας.

Για περιπτώσεις παράλειψης ή απόκλισης που ενδέχεται να απαιτούν ενέργεια του λήπτη, ακολουθήστε τις ισχύουσες διαδικασίες και προθεσμίες της ΑΑΔΕ. Μην διαβιβάζετε ξανά το ίδιο έξοδο προληπτικά, χωρίς να έχετε επιβεβαιώσει ποιος έχει την υποχρέωση και ποια διαδικασία προβλέπεται.

Βήμα 6: Επαναλάβετε τη συμφωνία

Μετά τις διορθώσεις, ενημερώστε τα δεδομένα και εκτελέστε ξανά τον έλεγχο. Κρατήστε αρχείο με το εύρημα, την ενέργεια, τον υπεύθυνο και την ημερομηνία ολοκλήρωσης. Έτσι, η ίδια εκκρεμότητα δεν επιστρέφει ανεξήγητα στην επόμενη περίοδο.

Παράδειγμα: τιμολόγιο στα βιβλία, αλλά όχι στο myDATA

Έχετε τιμολόγιο καθαρής αξίας 1.000,00 € και ΦΠΑ 240,00 €, συνολικής αξίας 1.240,00 €. Το παραστατικό έχει καταχωριστεί στα βιβλία σας, αλλά δεν εμφανίζεται στα δεδομένα που εξετάζετε.

Η ασφαλής σειρά ενεργειών είναι:

1. Επιβεβαιώνετε ότι το ΑΦΜ της επιχείρησής σας αναγράφεται σωστά.
2. Ελέγχετε ημερομηνία, σειρά, αριθμό και τυχόν ακύρωση.
3. Ζητάτε από τον προμηθευτή επιβεβαίωση επιτυχούς διαβίβασης και τον MARK, εφόσον υπάρχει.
4. Ελέγχετε αν η εφαρμογή σας έχει ενημερωθεί.
5. Συμφωνείτε με τον λογιστή σας τον νόμιμο χειρισμό πριν από την υποβολή.

Το παράδειγμα δεν σημαίνει ότι ο συγκεκριμένος ΦΠΑ εκπίπτει αυτομάτως. Η δυνατότητα έκπτωσης εξετάζεται χωριστά, μαζί με τους ισχύοντες κανόνες συμπλήρωσης της δήλωσης.

Συχνές ερωτήσεις

Αν ένα έξοδο δεν εμφανίζεται, χάνω τον ΦΠΑ;

Δεν προκύπτει ασφαλές συμπέρασμα μόνο από την απουσία. Χρειάζεται έλεγχος του παραστατικού, του δικαιώματος έκπτωσης και των ισχυόντων κανόνων που συνδέουν το myDATA με την περιοδική δήλωση ΦΠΑ.

Αρκεί να συμφωνεί η προσυμπληρωμένη δήλωση;

Όχι. Η προσυμπλήρωση διευκολύνει την προετοιμασία, αλλά δεν αντικαθιστά τον έλεγχο πληρότητας και ορθότητας. Εξετάζετε τα ποσά σε συνδυασμό με τα βιβλία και τα δικαιολογητικά σας.

Κάθε τιμολόγιο σε ηλεκτρονικό αρχείο είναι e-τιμολόγηση;

Όχι απαραίτητα. Ένα αρχείο που λαμβάνετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν αποδεικνύει από μόνο του ότι ακολουθήθηκε η προβλεπόμενη διαδικασία e-τιμολόγησης ή ότι ολοκληρώθηκε η διαβίβαση στο myDATA.

Από τον έκτακτο έλεγχο στη σταθερή παρακολούθηση

Η συμφωνία εξόδων λειτουργεί καλύτερα ως τακτική διαδικασία, όχι ως εργασία της τελευταίας ημέρας. Ορίστε υπεύθυνο συλλογής παραστατικών, κοινό αρχείο εκκρεμοτήτων και σταθερή επικοινωνία με το λογιστικό σας γραφείο.

Η Mydalytics βοηθά να αξιοποιείτε τα δεδομένα του myDATA για πιο οργανωμένη οικονομική παρακολούθηση και υποστήριξη της φορολογικής συμμόρφωσης. Σε συνδυασμό με τον έλεγχο του λογιστή σας, αποκτάτε καλύτερη βάση για να διερευνάτε διαφορές και να προετοιμάζετε τις υποχρεώσεις σας χωρίς περιττό άγχος.